Klachtenregeling VC Accountancy

Inleiding
VC Accountancy hecht veel waarde aan tevreden relaties. Wij werken daarom continu aan een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening. Waar gewerkt wordt, kunnen echter fouten worden gemaakt of misverstanden ontstaan. Indien u ontevreden bent over onze dienstverlening of een ander aspect van onze organisatie, dan betreuren wij dit uiteraard. Uw opmerkingen nemen wij zeer serieus en we zullen dan samen met u zo snel mogelijk een oplossing zoeken.

Persoonlijke klachtafhandeling
Wij zijn van mening dat een goed en persoonlijk gesprek een verstandig vertrekpunt is voor het komen tot een oplossing. Wij nodigen u dan ook van harte uit om uw ongenoegen met ons te bespreken, om te bezien of we in onderling overleg tot een bevredigende oplossing kunnen komen. Omdat niet ieder probleem hiermee opgelost kan worden of indien u van mening bent dat uw klacht niet met een persoonlijk gesprek kan worden opgelost, kunt u een formele klachtenprocedure opstarten.

Formele klachtenprocedure
Is uw probleem met een persoonlijk gesprek niet verholpen of bent u van mening dat uw klacht zich niet leent voor een gesprek? Dan kunt u een formele klachtenprocedure tegen ons kantoor opstarten. Deze formele klacht kan zowel schriftelijk (online) als telefonisch worden ingediend.

Via deze link kunt u een vragenformulier downloaden voor het indienen van uw klacht.

U kunt er ook voor kiezen uw klacht telefonisch aan ons door te geven. Naar aanleiding van uw telefonische melding zal voor u het klachtenformulier worden ingevuld. Om er zeker van te zijn dat uw klacht goed is verwoord, zal het klachtenformulier eerst naar u worden verzonden ter beoordeling en goedkeuring.

Afhandeling van uw klacht
De gang van zaken is daarna als volgt: uw klacht zal zo spoedig mogelijk worden behandeld met maar één doel: tot een bevredigende oplossing komen. Binnen enkele dagen na ontvangst van uw klacht zal de indiening worden bevestigd. In de meeste gevallen zal er ook contact met u worden opgenomen over de verdere stappen. Het kan zijn dat er om nadere toelichting of verdere informatie wordt gevraagd. Wij streven ernaar om uw klacht in ieder geval binnen vier weken af te handelen. Mocht dit uitlopen, dan wordt u over de reden daarvan geïnformeerd. U wordt op de hoogte gehouden van de voortgang van de procedure. Uiteraard ontvangt u na afronding een schriftelijke bevestiging van de uitkomst van de procedure.

Overige aspecten klachtenregeling
Mede in verband met onze beroepsreglementering, zullen alle aspecten van de afhandeling van uw klacht worden vastgelegd. Uiteraard zal zorgvuldig en vertrouwelijk met de informatie worden omgegaan.

In bepaalde situaties kan het noodzakelijk zijn om extern advies in te winnen bij professionele onafhankelijke instanties. Met het indienen van uw formele klacht wordt daarom om uw toestemming gevraagd om (kopieën van) relevante stukken ter beschikking te stellen aan die eventuele deskundigen. Zoals bij ons gebruikelijk vragen wij hen voor geheimhouding te tekenen.

Tot slot: elke dag werken wij naar eer en geweten en met passie voor onze klanten, dus ook voor u. Het liefst voorkomen wij klachten, maar als er onverhoopt toch een ontstaat, doen we er alles aan om deze goed op te lossen. U kunt er bovendien van verzekerd zijn dat wij alle gegronde klachten meenemen in de evaluatie van onze organisatie en onze uiterste best doen om maatregelen te nemen om herhaling van het betreffende probleem te voorkomen. We hopen op een goede verdere relatie en samenwerking.